Често се налага да избираме хотел, в който да провеждаме фирмено обучение, събитие, свързано с повече участници, които трябва да се настанят удобно, да могат да се включват в дискусии и да се чувстват комфортно.
Обикновено хотелът, който предоставя конферентната зала, предлага конферентни зали, но има хотели, в които подобна част липсва. Именно и поради тази причина, в случай, че сте ангажирани да организирате бизнес събитие, натоварени сте с тази част, по която да подсигорите работни места за всички участници, то ще трябва да се съобразите с редица изисквания.
Ето и най-важните от тях:
- Капацитетът на конферентната зала
- Легловият капацитет, в случай, че срещата е продължителна и се налага служителиет да нощуват, например уикенд събитие.
- Дали са налични повече от една зали, в случай, че текат две и повече успоредни събития.
- Предлага ли се кетеринг, както и обедно меню, в случай, че фирмените събития траят повече от час и е необхдоимо подсигуряването на прехраната на участниците.
- Разни, като под разни имаме предвид други дребни обстоятелства, които всички Вие добре познавате. В това число спада възможността за подсигуряване на кафе пауза, подсигуряването на коктейл, в който участниците в официална, но не строга среда да обсъдят дадени неща, касаещи фирмената дейност и други.
Във всички случаи, изборът на хотел с конферентни зали си крие своите особености и е добре да бъдете подготвени от рано. Често, когато последния момент резервирате хотел за бизнес цели, се установява, че липсва леглови капацитет. Това е и другата причина, поради която трябва да бъдете внимателни, експидитивни и да не чакате последния момент.
Истината е, че в София се предлагат много конферентни зали, като не винаги те е задължително да бъдат обвързани с хотел. Предлагат се отделни зали, от които често се възползват фирми с по-малък персонал, например за събития от 10 – 15 човека. Но когато се касае за събитие с 30-50 и повече участника, тогава си трябва специализирана конферентна зала.
